การบริหารจัดการห้องแชท

เมื่อมีผู้ใช้งานทักแชทเข้ามา ผู้ดูแลระบบจะได้รับแจ้งเตือนตามที่ตั้งค่าไว้และบริหารจัดการห้องแชทได้ 2 ส่วนคือ

1. เมื่อท่านเข้าสู่หน้าหลักของ Readyplanet Marketing Platform แล้ว ให้ท่านคลิกเข้าไปยัง Chatday ดังรูป

2. สามารถบริหารจัดการห้องแชทผ่าน R-CRM ได้โดยคลิกเข้าไปยัง "R-CRM" จากนั้นสามารถคลิกกล่องแชทบริเวณมุมซ้ายล่างเพื่อแชทกับผู้ใช้งานและบริหารจัดการห้องแชทได้ดังนี้


 

แบบฟอร์มสอบถามชื่อ

เมื่อผู้ใช้งานเริ่มต้นแชทครั้งแรก ระบบจะแสดงชื่อผู้ใช้งานในรูปแบบ "Visitor (เบอร์โทรของผู้ใช้งาน)" เมื่อแอดมินคลิกในช่องพิมพ์ข้อความเพื่อเริ่มต้นแชท ระบบจะแสดงปุ่ม "แบบฟอร์มสอบถามชื่อ" อำนวยความสะดวกให้แอดมินสามารถคลิกเพื่อส่งแบบฟอร์มสอบถามชื่อให้ผู้ใช้งานได้ทันที ดังรูป 

เมื่อแอดมินคลิกส่งแบบฟอร์มสอบถามชื่อ ผู้ใช้งานจะได้รับข้อความดังรูป โดยสามารถพิมพ์ชื่อตอบกลับมายังแอดมินได้ทันที

 


 

บันทึกผู้ติดต่อ

เมื่อผู้ใช้งานแชทเข้ามาครั้งแรก ระบบจะแสดงชื่อผู้ใช้งานในรูปแบบ "Visitor (เบอร์โทรของผู้ใช้งาน)" ผู้ดูแลห้องแชทสามารถบันทึกข้อมูลติดต่อของผู้ใช้งานเพื่อบันทึกเป็นทะเบียนลูกค้าและช่วยให้สามารถบริหารจัดการห้องแชทได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยคลิกที่ปุ่ม "บันทึกผู้ติดต่อ" สามารถเพิ่มข้อมูลชื่อ-นามสกุลและอีเมลของผู้ใช้งานได้ จากนั้นคลิกบันทึก ดังรูป โดยข้อมูลผู้ติดต่อจะแสดงที่ห้องแชทและถูกบันทึกเป็นทะเบียนลูกค้าในระบบ R-CRM ด้วย


 

ปักหมุดห้องแชท

เมื่อมีการแชทพูดคุยและสอบถามข้อมูลลูกค้าแล้ว หากมีลูกค้าที่ต้องการติดตามหรือแชทพูดคุยเป็นประจำ สามารถปักหมุดห้องแชทเพื่อให้ห้องแชทอยู่ด้านบนเสมอได้ โดยคลิกห้องแชทที่ต้องการและคลิกปักหมุด ดังรูป 

ห้องแชทที่มีการปักหมุดไว้จะแสดงด้านบนสุดเสมอและจะมีสัญลักษณ์กำกับที่ห้องแชท ดังรูป 


 

ปรับเป็นยังไม่อ่าน

เมื่อมีลูกค้าแชทเข้ามา ระบบจะแจ้งเตือนและแสดงตัวเลขข้อความที่ยังไม่ได้อ่าน กรณีมีผู้ดูแลมากกว่า 1 คน หากผู้ดูแลคนใดคนหนึ่งเปิดห้องแชทและอ่านข้อความแล้วตัวเลขแจ้งเตือนจะหายไป ทั้งนี้หากผู้ดูแลที่เปิดอ่านข้อความไม่มีส่วนเกี่ยวข้องกับการตอบแชท เช่น หัวหน้าทีมขายเปิดอ่านเพื่อดูการทำงานของพนักงานขาย หรือผู้บริหารเปิดอ่านเพื่อตรวจสอบการทำงานของพนักงาน เป็นต้น ผู้ดูแลที่เปิดอ่านสามารถคลิกเลือกเมนู "ปรับเป็นยังไม่อ่าน" เพื่อทำให้ห้องแชทปรับกลับไปเป็นห้องแชทที่ยังไม่ได้อ่านโดยระบบจะแสดงตัวเลขแจ้งเตือนอีกครั้ง ทำให้ผู้ดูแลคนอื่นที่มีหน้าที่รับผิดชอบในการตอบแชท สามารถเห็นตัวเลขแจ้งเตือนว่ายังไม่ได้อ่านและคลิกเพื่อแชทต่อได้ ดังรูป

 


 

ติดตามใน R-CRM

เมื่อมีการแชทกับผู้ใช้งานและต้องการนำเสนอข้อมูลสินค้าหรือบริการ รวมถึงมีการติดตามลูกค้าเพื่อปิดการขาย สามารถคลิกหัวข้อ "Lead" และคลิก "+ติดตามใน R-CRM" ดังรูป  เพื่อเพิ่มข้อมูลเข้าไปเป็น Lead ในระบบ R-CRM ซึ่งจะช่วยทำให้ทีมขายสามารถเพิ่มบันทึก ส่งอีเมล สร้างใบเสนราคา/ใบแจ้งหนี้ รวมถึงบริหารจัดการข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ คู่มือการใช้งาน R-CRM

 

*ดูรายละเอียดการตั้งค่าเพิ่มเติมที่ คู่มือการใช้งาน R-CRM : Lead Receiver API 


 

เพิ่มป้ายกำกับ

เจ้าหน้าที่ที่ดูแลห้องแชทสามารถเลือกเพิ่มป้ายกำกับให้กับห้องแชทที่ต้องการได้ เพื่อง่ายต่อการบริหารจัดการและช่วยให้สามารถค้นหาห้องแชทได้ง่ายมากยิ่งขึ้น สามารถเพิ่มป้ายกำกับได้โดยคลิกเลือกหัวข้อ "ป้ายกำกับ" และเลือกป้ายกำกับที่ต้องการ ดังรูป

ในกรณีที่ผู้ดูแลอนุญาตให้เจ้าหน้าที่ท่านอื่นที่มีสิทธิ์เป็นผู้ใช้ของ Chatday สร้างป้ายกำกับได้ เมื่อเจ้าหน้าที่แชทกับผู้ใช้งานจะสามารถเลือก "สร้างป้ายกำกับเพิ่ม" โดยสามารถใส่ชื่อ, เลือกสีของป้ายกำกับและเพิ่มป้ายกำกับให้กับห้องแชทที่ต้องการได้ ดังรูป

ดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ จัดการป้ายกำกับ

 


 

จัดเรียงและค้นหาห้องแชท

สามารถจัดเรียงห้องแชทโดยเลือกตาม "เวลาที่ได้รับ" หรือ "ที่ยังไม่ได้อ่าน" ได้ดังรูป

สามารถค้นหาห้องแชทโดยพิมพ์คำค้นหา ระบบจะค้นหาจากข้อมูลติดต่อที่บันทึกไว้ (ชื่อ, นามสกุล, อีเมลและหมายเลขโทรศัพท์)

เนื่องจาก Chat Center สามารถเชื่อมต่อ LINE Official Account และ Facebook Page มากกว่า 1 บัญชี ดังนั้นเครื่องมือค้นหาสามารถเลือกกรองแชทแต่ละบัญชีได้ 

หากมีการเพิ่มป้ายกำกับให้กับห้องแชทไว้ สามารถค้นหาห้องแชทตามป้ายกำกับที่ต้องการได้ ดังรูป


 

เก็บห้องแชท

กรณีมีห้องแชทที่ไม่ต้องการให้แสดงในรายการผู้สนทนา เช่น ลูกค้ายังไม่สนใจ หรือผู้ใช้งานไม่ต้องการให้ติดต่อทางแชท สามารถเลือกห้องแชทที่ต้องการและคลิกเพื่อเก็บห้องแชทได้ดังรูป

ผู้ดูแลสามารถดูข้อมูลห้องแชทที่ถูกเก็บไว้ โดยคลิกที่เมนูตั้งค่า (สัญลักษณ์ฟันเฟืองมุมบนขวาของกล่องแชท) จากนั้นไปที่เมนู "ห้องแชทที่ถูกเก็บไว้" ซึ่งหากผู้ใช้งานมีการทักแชทเข้ามาห้องแชทจะถูกย้ายกลับไปยังรายการผู้สนทนาอัตโนมัติ หรือผู้ดูแลสามารถคลิก "ย้ายห้องแชทกลับ" เพื่อย้ายห้องแชทกลับไปยังรายการผู้สนทนาได้ ดังรูป


 

บล็อกผู้สนทนา

กรณีที่ต้องการบล็อกผู้สนทนาออกจากระบบ สามารถเลือกห้องแชทที่ต้องการและคลิกบล็อกได้ดังรูป โดยผู้สนทนาที่ถูกบล็อกจะไม่สามารถใช้หมายเลขโทรศัพท์นั้น ๆ เพื่อยืนยันและเข้าใช้งาน Chatday ได้

ผู้ดูแลสามารถดูรายชื่อผู้สนทนาทั้งหมดที่บล็อกไว้ โดยคลิกที่เมนูตั้งค่า (สัญลักษณ์ฟันเฟืองมุมบนขวาของกล่องแชท) จากนั้นคลิกที่เมนู"บล็อกผู้สนทนา" โดยสามารถคลิกเพื่อ "ปลดบล็อก" ได้ เมื่อผู้ดูแลระบบปลดบล็อกแล้ว ผู้สนทนาจะสามารถใช้หมายเลขโทรศัพท์นั้น ๆ เพื่อยืนยันและเข้าใช้งาน Chatday ใหม่ได้

 


หมายเหตุ : Chatday ไม่รองรับการใช้งานบน Internet Explorer Version 11